Cuando usted compra workers’ comp o responsabilidad civil general, el precio se basa en números que usted calcula por adelantado: cuánta nómina va a tener, cuánto va a vender, cuánto les va a pagar a sus subcontratistas. Nadie conoce esos números hasta que termina el año. Por eso la póliza trata la prima que usted paga al inicio como un depósito, y cuando la póliza termina, un auditor revisa sus libros, ya sea en persona o con los registros que usted envía. Si su nómina o sus ventas reales salieron más altas, usted debe más. Si salieron más bajas, puede que le devuelvan dinero. Las sorpresas casi siempre vienen de subcontratistas sin prueba de seguro y de nómina puesta en el código de clasificación equivocado.
Cómo el estimado se convierte en la prima final
El workers’ comp se cotiza sobre la nómina que usted estima cuando empieza la póliza. La póliza estándar de workers’ comp (la WC 00 00 00 C de NCCI, el National Council on Compensation Insurance) dice que la prima final se calcula después de que termina la póliza, usando la base de prima real, no la estimada, y las clasificaciones y tarifas que aplican a su trabajo. También le exige guardar los registros necesarios para calcular la prima, como libros mayores, diarios, registros de nómina y de pagos, reportes de impuestos y contratos, y entregar copias cuando se las pidan. La aseguradora puede auditar durante el periodo de la póliza y hasta tres años después de que termina.
Para la responsabilidad civil general, el Departamento de Seguros de Texas (Texas Department of Insurance) señala que la mayoría de las pólizas de responsabilidad civil general comercial se pueden auditar: lo que usted paga al inicio es un depósito, basado en la nómina, las ventas o las unidades vendidas estimadas. Si los números reales salen más altos, puede que deba más, y si salen más bajos, puede que le devuelvan prima. Algunos estados ponen un plazo. El Reglamento 129 de Nueva York (11 NYCRR 161.10) exige que las pólizas de riesgos comerciales cuya prima se basa en una exposición estimada se auditen dentro de los 180 días después de su vencimiento, con excepciones limitadas.
La nómina auditada también alimenta su clasificación por experiencia (experience rating). Mientras NCCI no la reciba, su mod se puede emitir como contingente y revisarse después. Más sobre eso en qué es el experience mod.
Lo que pide el auditor
La División de Seguros de Alaska (Alaska Division of Insurance) publicó una lista de los registros que una aseguradora puede pedir en una auditoría de workers’ comp. Es la lista de Alaska, pero muestra el tipo de registros con los que se hace una auditoría:
- Declaraciones federales de impuestos sobre la nómina: las declaraciones trimestrales en el Formulario 941 y el Formulario 940, los W-2 y el W-3, y los 1099 y el 1096.
- Los reportes estatales trimestrales del seguro de desempleo.
- Su libro de nómina y cualquier reporte de nómina certificada (certified payroll).
- Una lista de subcontratistas y proveedores con lo que le pagó a cada uno, más sus certificados de seguro.
- Su reporte más reciente de auditoría de responsabilidad civil general.
- A veces más: estados de cuenta bancarios o registros de cheques, y el Schedule C o el Formulario 1120 cuando surgen preguntas.
Subcontratistas sin seguro
Aquí es donde los contratistas salen perjudicados. Según el manual de tarifas (rating manual) de Carolina del Norte, un contratista tiene que demostrarle a su aseguradora que cada subcontratista tenía workers’ comp vigente para el trabajo, por ejemplo con un certificado de seguro. Por cualquier subcontratista sin esa prueba, la aseguradora cobra prima adicional en la póliza del contratista por los empleados del subcontratista, con base en la nómina del subcontratista o, si esos registros no están disponibles, en una parte del precio del subcontrato. El manual de Nueva York funciona igual: toda la nómina del subcontratista en esa obra se cobra bajo la clasificación de ese trabajo. Pida el certificado de seguro antes de que el subcontratista empiece, no cuando llegue la auditoría.
Códigos de clasificación y horas extra
El auditor también revisa que el pago de cada empleado esté en el código de clasificación que corresponde al trabajo que de verdad hizo. El Departamento de Seguros de Delaware espera que las facturas de auditoría en ese estado muestren la nómina revisada, los códigos de clasificación aplicados y la base de cualquier reclasificación.
Cómo se tratan las horas extra (overtime) depende del manual de tarifas de su estado. El manual de Nueva York y el manual de Carolina del Norte, basado en el de NCCI, excluyen de la prima el pago adicional por horas extra, pero solo si sus libros muestran las horas extra por separado para cada empleado y en resumen por clasificación. Ahí, horas extra quiere decir una tarifa más alta por las horas que pasan del día o la semana normal, más de 8 horas al día o 40 a la semana, o en fines de semana y días festivos. Los dos manuales dicen que el pago adicional por turnos de noche no cuenta como horas extra.
Auditorías en persona y auditorías de escritorio
Cómo se hace la auditoría depende del estado y de la aseguradora. La regla de workers’ comp de Oregón exige una auditoría en persona (field audit) al menos una vez al año para las pólizas más grandes, con algunas excepciones; en muchas pólizas más pequeñas, las aseguradoras hacen auditorías en persona a una muestra y manejan el resto con una auditoría de escritorio (desk audit) o con un reporte de nómina del empleador. California exige una auditoría anual de nómina, que incluye una visita en persona, en las pólizas de workers’ comp de ciertos contratistas de techos (roofing).
Si usted no coopera
NCCI presentó una regla nacional de cargo por no permitir la auditoría (Audit Noncompliance Charge) para la mayoría de sus estados, para pólizas que empiezan a partir del 1 de enero de 2017. Según esa regla, si usted no deja que la aseguradora haga la auditoría, la aseguradora tiene la opción de agregar un cargo basado en su prima anual estimada, pero solo si el endoso de ese cargo (Audit Noncompliance Charge Endorsement, WC 00 04 24) estaba incluido cuando empezó el periodo de la póliza y la aseguradora hizo dos intentos de conseguir sus registros. Si después usted permite la auditoría o envía los registros, el cargo se le devuelve o se aplica a su saldo. En una decisión no publicada de 2018 bajo la ley de Luisiana, el Quinto Circuito (Fifth Circuit) también confirmó una prima final calculada con una auditoría estimada después de que el empleador no entregó todos los registros que se le pidieron.
Cómo disputar una auditoría
Empiece con la aseguradora: pida el resumen de la auditoría y presente su objeción por escrito con los números que usted cree que son correctos. Si eso no funciona, el siguiente paso depende del estado:
- La mayoría de los estados de NCCI: el proceso de resolución de disputas de NCCI (Dispute Resolution Process) cubre los códigos de clasificación, cómo se reparte la nómina entre ellos y los experience mods. Usted paga primero la prima que no está en disputa; los casos que no se resuelven pueden ir a una junta estatal de apelaciones.
- California: pídale por escrito a la aseguradora que revise cómo se aplicó el sistema de tarifas. Si rechaza la solicitud o no actúa dentro de 30 días, usted puede apelar ante el Comisionado de Seguros (Insurance Commissioner), dentro de los 30 días después del aviso por escrito de la decisión de la aseguradora.
- Oregón: envíe una solicitud de audiencia por escrito a la División de Seguros (Insurance Division); debe llegar a más tardar 60 días después de que usted recibió la factura final de la auditoría.
- Delaware: apele ante el Delaware Compensation Rating Bureau durante el periodo de la póliza o dentro de los 12 meses después de que termina.
Preguntas frecuentes
¿Una auditoría de prima puede bajar mi prima?
Sí. Si su nómina, sus ventas u otra exposición real salieron por debajo del estimado, puede que le corresponda una devolución de prima (return premium). Delaware espera que las aseguradoras de ese estado devuelvan directamente lo que se pagó de más en lugar de acreditarlo a facturas futuras, a menos que usted pida otra cosa.
¿Cuánto tiempo después de que termina mi póliza puede auditar la aseguradora?
La póliza estándar de workers’ comp permite auditorías durante el periodo de la póliza y hasta tres años después de que termina. Algunos estados ponen plazos; Nueva York exige que las pólizas de riesgos comerciales basadas en una exposición estimada se auditen dentro de los 180 días después del vencimiento, con excepciones limitadas.
¿Las horas extra cuentan como nómina para el workers’ comp?
Depende del manual de tarifas de su estado. Nueva York y Carolina del Norte excluyen de la prima el pago adicional por horas extra si sus registros de nómina muestran las horas extra por separado para cada empleado y en resumen por código de clasificación. Si sus libros no lo muestran así, la exclusión no aplica.
¿Y si ignoro al auditor?
Según la regla de NCCI sobre el cargo por no permitir la auditoría, la aseguradora puede agregar un Audit Noncompliance Charge si ese endoso estaba en su póliza cuando empezó el periodo. Una aseguradora también puede cobrar una prima final calculada con una auditoría estimada, y un tribunal federal de apelaciones confirmó un cobro así en 2018.
¿Tengo que pagar la factura de la auditoría mientras la disputo?
Para usar el proceso de disputas de NCCI, primero tiene que pagar la parte que no está en disputa. Si la cantidad en disputa puede esperar depende de las reglas de su estado, y en Nueva York una aseguradora puede cancelar una póliza vigente por no pagar la prima de auditoría de esa misma póliza.
Fuentes oficiales
- Alaska Division of Insurance Bulletin B 15-08 (July 2015): audit of workers’ compensation policies
- Texas Department of Insurance: commercial general liability insurance (premium audit)
- North Carolina Rate Bureau Circular C-15-21 (Nov. 5, 2015), with NCCI filing memorandum Item B-1429: Audit Noncompliance Charge
- North Carolina Rate Bureau Basic Manual, Rule 2: premium and payroll (overtime, subcontractors)
- NYCIRB Workers’ Compensation & Employers’ Liability Manual, Rule V-E: overtime
- NYCIRB Workers’ Compensation & Employers’ Liability Manual, Rule VIII-C: subcontractors
- NCCI: Dispute Resolution Process
- NCCI: ABCs of Experience Rating (mod status, contingent mods)
- Delaware Department of Insurance Bulletin No. 159 / Producer Bulletin No. 38 (Oct. 20, 2025, revised Feb. 5, 2026): payroll audit practices
- Oregon Administrative Rules 836-043-0110: insurer premium audit program (via oregon.public.law)
- California Insurance Code § 11737 (via california.public.law)
- California Insurance Code § 11665 (via california.public.law)
- New York Insurance Department OGC Opinion 01-12-10 (Dec. 7, 2001): premium audits under Regulation 129
- New York Insurance Department OGC Opinion 04-06-17 (June 23, 2004): cancellation for nonpayment of audit premium
- U.S. Court of Appeals, Fifth Circuit: Gulf Coast Workforce v. Zurich American Ins. Co. of Illinois, No. 17-30379 (May 4, 2018, unpublished)
- 11 NYCRR 161.10 (Cornell LII): audit within 180 days after expiration
Información general a octubre de 2026, no es asesoría legal ni fiscal; trata sobre las auditorías de prima del workers’ comp y de la responsabilidad civil general. Rigen su póliza, el manual de tarifas de su estado y las reglas de su departamento de seguros. La cobertura depende de la suscripción y de los términos, condiciones y exclusiones de la póliza que se emita.