¿Qué es la auditoría de seguridad de nuevo entrante de la FMCSA?

El periodo de nuevo entrante de 18 meses

Un número USDOT para operaciones interestatales viene con un periodo de nuevo entrante (new entrant) de 18 meses. Bajo el 49 CFR 385.307, la FMCSA monitorea su desempeño en carretera durante esos 18 meses y lo audita una vez que usted tiene suficientes registros que revisar, por lo general después de al menos tres meses. La ley federal, 49 U.S.C. 31144(g), fija el plazo máximo: dentro de los 12 meses siguientes al inicio de operaciones, o 120 días para un transportista registrado para transportar pasajeros.

La auditoría está pensada para educar: asistencia técnica más los datos que la FMCSA necesita para evaluar sus controles básicos de administración de la seguridad. No produce una determinación de aptitud en seguridad (safety fitness determination). Si termina los 18 meses con la auditoría realizada y sin una orden de fuera de servicio (out-of-service) ni un aviso de medidas correctivas pendientes, la FMCSA retira la designación y le informa por escrito que su registro es permanente.

En sus instalaciones o a distancia

El 49 CFR 385.315 dice que la auditoría se realiza por lo general en las instalaciones de su negocio, pero a partir de 2015 la FMCSA y sus socios estatales implementaron de forma gradual, a nivel nacional, las auditorías a distancia (off-site) para los transportistas elegibles. Una carta le indica los documentos que debe enviar; usted sube copias al New Entrant Web System (NEWS) de la FMCSA, el sistema que usa para las auditorías a distancia, y un auditor las revisa de forma remota. En esa implementación, los transportistas de materiales peligrosos (hazmat) y de pasajeros, los que estaban bajo un aviso de acción acelerada (expedited action) y los que tenían puntajes BASIC por encima de los umbrales del Safety Measurement System no eran elegibles y se auditaban en sus instalaciones.

Trate la carta como una fecha límite: no enviar los documentos, o no responder, puede tratarse como negarse a la auditoría. Bajo el 385.337 usted recibe entonces un aviso por escrito y 10 días para aceptar la auditoría por escrito; si no lo hace, el registro se revoca y sus operaciones interestatales quedan fuera de servicio el día 11.

Qué pide el auditor

El 49 CFR 385.311 fija el alcance: calificación de choferes, estado de servicio de los choferes, mantenimiento de vehículos, registro de accidentes y pruebas de sustancias controladas y alcohol. La lista del NEWS de la FMCSA y la guía del Arizona DOT agregan el detalle:

• Lista de choferes y expedientes de calificación de cada chofer que haya usado en los últimos 12 meses: solicitud de empleo, copia de la CDL (licencia de conducir comercial), certificado del examinador médico, historial de manejo (motor vehicle record) y verificaciones con empleadores anteriores.
• Registros de estado de servicio (logs) de los seis meses anteriores, con sus documentos de respaldo (reportes de combustible, conocimientos de embarque o bills of lading, registros de despacho o dispatch).
• Programa de drogas y alcohol para choferes con CDL: política escrita, la lista actual de choferes del consorcio si usa uno, y los resúmenes de pruebas del laboratorio.
• Lista de vehículos y expedientes de mantenimiento de cada unidad: evidencia de la inspección anual, recibos de reparaciones y los últimos tres meses de informes de inspección del vehículo por el chofer (DVIR).
• Prueba de seguro: la póliza con su endoso MCS-90 (MCS-90B para transportistas de pasajeros), más una copia de su BOC-3.
• Registro de accidentes y los registros de los choques, más los papeles de embarque de materiales peligrosos si transporta hazmat.

Las 16 fallas automáticas

Bajo el 49 CFR 385.321 hay dos formas de reprobar: controles básicos de administración de la seguridad inadecuados según el Apéndice A de la Parte 385 (inadecuados en al menos tres de sus seis factores), o cualquiera de las 16 violaciones de la lista:

• Pruebas de drogas y alcohol (5): no tener un programa de pruebas para choferes con CDL; no tener un programa de pruebas aleatorias; usar a un chofer que se negó a una prueba, dio positivo o tuvo una concentración de alcohol de 0.04 o más.
• CDL (3), todas a sabiendas: usar a un chofer sin una CDL válida, permitir que un empleado maneje con una CDL o un permiso de aprendizaje que un estado descalificó, o permitir que maneje un chofer descalificado.
• Responsabilidad financiera (2): operar sin la responsabilidad financiera mínima que exige la Parte 387, de carga o de pasajeros.
• Calificación de choferes (2): usar a sabiendas a un chofer descalificado o a un chofer físicamente no calificado.
• Horas de servicio y vehículos (4): no exigir registros de estado de servicio, operar un vehículo declarado fuera de servicio antes de repararlo, no corregir los defectos de fuera de servicio que un chofer reportó, y usar un vehículo que no se inspecciona periódicamente. Los puntos de estado de servicio y de inspección cuentan cuando alcanzan el 51 por ciento o más de los registros examinados; los demás, con una sola ocurrencia.

Qué pasa si reprueba

Dentro de los 45 días siguientes a la auditoría, la FMCSA debe notificarle por escrito: controles adecuados, o revocación y una orden de fuera de servicio a menos que tome las medidas que el aviso especifica. La mayoría de los transportistas tienen 60 días desde la fecha del aviso; los transportistas de 9 a 15 pasajeros por compensación directa, de más de 15 pasajeros o de hazmat en cantidades que requieren letreros (placards) tienen 45. La FMCSA puede extender los 60 días hasta por otros 60 si encuentra un esfuerzo de buena fe, y los 45 hasta por 10 mientras evalúa la evidencia que ya se presentó.

Si la FMCSA acepta la evidencia de las medidas correctivas, usted recibe un aviso por escrito de que el registro no se revocará. Si no la presenta o se rechaza, la FMCSA revoca el registro con una orden de fuera de servicio con efecto a partir del día 61 (o del día 46) contado desde la fecha del aviso. Puede volver a solicitar el registro no antes de 30 días después de la revocación, con evidencia de que las deficiencias están corregidas, y el ciclo de 18 meses empieza de nuevo. La revisión administrativa se puede pedir dentro de los 90 días siguientes a un aviso; para obtener una decisión antes de la fecha de fuera de servicio, preséntela dentro de 15 días.

Cómo prepararse

La auditoría toma una muestra de los registros, así que téngalos armados antes de que llegue la carta. Abra el expediente de calificación el día en que contrata, conserve seis meses de registros de horas (logs) con sus documentos de respaldo, inicie un expediente de mantenimiento de cada unidad y lleve un registro de accidentes desde el primer día. Inscriba a los choferes con CDL en un programa de pruebas antes del primer despacho (dispatch); no tener un programa de pruebas aleatorias es una falla automática y pone en marcha el reloj de las medidas correctivas.

En cuanto al seguro, el auditor quiere ver la póliza con su MCS-90 adjunto. Si no encuentra el endoso, pídale una copia a su agente antes de la auditoría; yo lo envío con los documentos de la póliza a mis clientes de camiones. Vea lo que una empresa de camiones nueva necesita desde el primer día y el calendario de cumplimiento para las fechas límite alrededor de la auditoría.

Preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• 49 CFR Part 385, Subpart D (LII): New Entrant Safety Assurance Program index, §§ 385.301–385.337, linking the sections cited on this page (385.307, .308, .309, .311, .315, .317, .323, .325, .327, .329T, .333, .337)
• 49 CFR 385.321 (LII): two ways to fail, Appendix A reference, and the 16-row automatic failure table with its single-occurrence and 51 percent guidelines
• 49 CFR 385.319 (LII): written notice within 45 days of the audit; 60-day window; 45-day window for 9–15 passenger (direct compensation), 16+ passenger and placardable-hazmat carriers
• Appendix A to 49 CFR Part 385 (LII): six factors; inadequate controls in at least three factors
• 49 U.S.C. 31144(g) (LII): safety review within 12 months; 120 days for new registrants transporting passengers
• Federal Register, June 29, 2015 (govinfo): national implementation of off-site safety audits by FMCSA and state partners from summer 2015 over 36 months; carriers not eligible in the test
• Federal Register, Sept. 4, 2013 (govinfo): off-site audit letter asking for electronic submission of document copies to the new entrant site; non-response treated as refusal under 385.337(b)
• FMCSA New Entrant Web System (NEWS), the system used for off-site safety audits: documents auditors may request; document upload
• Arizona DOT: New Entrant Safety Assurance Program guide (PDF): document checklist (DQ files, six months of logs and supporting documents, three months of DVIRs, D&A records, MCS-90/MCS-90B, BOC-3), 45 days for placardable hazmat, up to 60 days to correct
• 49 CFR 390.5 (LII): definition of commercial motor vehicle, paragraph (4), hazardous materials in a quantity requiring placarding, which 385.319(c)(2) cites for the 45-day window

Información general a octubre de 2026 sobre la auditoría de seguridad de nuevo entrante de la FMCSA bajo el 49 CFR Part 385, Subpart D, no es asesoría legal ni fiscal; rigen los reglamentos y los procedimientos vigentes de la FMCSA. La cobertura depende de la suscripción y de los términos, condiciones y exclusiones de la póliza que se emita.