Respuesta corta: En California necesita seguro de compensación al trabajador (workers' comp) desde su primer empleado, de tiempo completo o parcial (Labor Code §3700). No tenerlo es un delito menor con hasta un año de cárcel del condado, una multa de hasta el doble de la prima que se habría pagado (mínimo $10,000), o ambos (§3700.5), y el estado puede emitir una orden de cierre con una multa de $1,500 por empleado. Compre la póliza antes de que alguien empiece a trabajar, clasifique bien cada puesto, ponga los avisos obligatorios y dé a los nuevos empleados el aviso por escrito. Cuando un empleado reporte una lesión, entréguele el formulario de reclamo (DWC-1) dentro de un día hábil y, dentro de un día hábil después de que lo presente, autorice tratamiento médico de hasta $10,000 mientras se decide el reclamo (§§5401, 5402). Lleve la nómina por clase de trabajo para que la auditoría de fin de año no traiga sorpresas, e invierta en seguridad, que es la forma más confiable de controlar las primas con el tiempo.
Esta guía acompaña al pequeño empleador en el orden en que lo necesitará: antes de contratar, al comprar, mientras opera y cuando alguien se lastima. Para un resumen de beneficios y factores de la prima, vea nuestra guía de workers' comp para pequeños negocios en California. Es información general, no asesoría legal.
Parte 1: Antes de contratar
Paso 1: Confirme si tendrá un empleado
Según la ley de California, un trabajador al que paga se presume empleado a menos que su negocio demuestre las tres partes de la prueba ABC (Labor Code §2775 y siguientes). Llamarle contratista o pagarle con un 1099 no lo resuelve. Vea ¿necesito workers' comp para contratistas 1099? y quién está exento del workers' comp en California.
Paso 2: Conozca los castigos por no tenerlo
| Consecuencia | Regla | Fuente |
|---|---|---|
| Castigo penal | Delito menor; hasta un año de cárcel del condado, multa de hasta el doble de la prima (mínimo $10,000), o ambos | Labor Code §3700.5 |
| Orden de cierre | El estado puede ordenarle dejar de usar mano de obra, con una multa de $1,500 por empleado | Labor Code §3722 |
| Si un empleado se lastima | Aplican castigos mayores y pueden cobrarle el costo de los beneficios | Vea qué pasa si se vence el workers' comp |
Paso 3: Conozca los casos especiales
- Empleados de medio tiempo cuentan. Vea ¿es obligatorio el workers' comp para empleados de medio tiempo?
- Trabajadores domésticos que contrata en su casa pueden ser sus empleados para workers' comp.
- Contratistas con licencia de la CSLB deben presentar un certificado de workers' comp o una exención, y algunas clasificaciones deben tenerlo aunque no tengan empleados.
- Empleados en otros estados pueden necesitar cobertura según las leyes de esos estados.
Parte 2: Cómo comprar la póliza
Paso 4: Describa el trabajo con exactitud
Las primas se basan en los códigos de clasificación del trabajo de cada empleado y la nómina de cada clase. El Workers' Compensation Insurance Rating Bureau of California (WCIRB) mantiene el sistema de clasificación. Un administrador de oficina que también va a las obras puede pertenecer a otra clase que un empleado solo de oficina.
Paso 5: Calcule la nómina de forma realista
La prima de depósito se basa en la nómina estimada. La prima final, en la nómina real de la auditoría.
Paso 6: Compare el mercado
Las cotizaciones varían porque cada aseguradora aplica sus tarifas, créditos y cargos. Un corredor independiente puede comparar varias. Para oficios de alto riesgo, vea cómo conseguir workers' comp para un negocio de alto riesgo en California.
Paso 7: Active la póliza antes del primer día
La cobertura debe estar vigente antes de que el empleado empiece. Nunca la deje vencer.
Parte 3: Cómo operar con workers' comp
Paso 8: Ponga los avisos y entregue el folleto
Los empleadores de California deben poner el cartel oficial de aviso a los empleados (Notice to Employees), que nombra a su aseguradora y explica cómo reportar una lesión, y dar a los nuevos empleados el aviso por escrito de la División de Compensación al Trabajador. Descárguelos de la División de Compensación al Trabajador.
Paso 9: Tenga un programa de seguridad por escrito
Cal/OSHA exige a la mayoría de los empleadores un programa de prevención de lesiones y enfermedades (IIPP). Cal/OSHA Consultation ofrece ayuda gratuita y confidencial. Menos lesiones significan menos reclamos y, con el tiempo, un mejor factor de experiencia.
Paso 10: Pida certificados a los subcontratistas
Si contrata subcontratistas, pida un certificado vigente de workers' comp antes de que empiecen. Si un subcontratista no tiene cobertura, sus trabajadores pueden contarse como suyos en la auditoría.
Paso 11: Lleve la nómina por clase
Lleve la nómina de cada clase por separado. La auditoría será más rápida y exacta.
Paso 12: Avise a su corredor de los cambios
Nuevos locales, nuevos tipos de trabajo o grandes cambios en la nómina deben reportarse.
Parte 4: Cuando un empleado se lastima
| Paso | Plazo | Fuente |
|---|---|---|
| El empleado avisa por escrito de la lesión | Dentro de 30 días | Labor Code §5400 |
| El empleador entrega o envía el formulario DWC-1 y el aviso de posible elegibilidad | Dentro de un día hábil después de saber de una lesión que cause tiempo perdido más allá del turno o tratamiento más allá de primeros auxilios | Labor Code §5401 |
| El empleador autoriza el tratamiento médico | Dentro de un día hábil después de presentado el formulario, hasta $10,000 hasta que se acepte o rechace el reclamo | Labor Code §5402(c) |
Que usted sepa de una lesión cuenta como aviso, aunque el empleado no llene un formulario.
Qué hacer, en orden
- Dé atención al empleado. Llame al 911 en emergencias.
- Entregue el formulario DWC-1 dentro de un día hábil.
- Reporte el reclamo a su aseguradora de inmediato. Reportar tarde puede encarecer el reclamo.
- Autorice el tratamiento dentro de un día hábil después de presentado el formulario.
- Corrija el peligro que causó la lesión y documéntelo.
- Ofrezca trabajo modificado si el médico lo permite.
- Guarde registros de la lesión, su reporte y sus comunicaciones.
No desanime a un empleado a presentar un reclamo ni lo trate distinto por presentarlo.
Parte 5: La auditoría y la renovación
Al final del período, la aseguradora audita su nómina y clasificaciones reales. Tenga listos los reportes de nómina por clase, los certificados de subcontratistas y los registros de 1099. Si cree que una clasificación está mal, pida ayuda a su corredor para disputarla.
Cuando su negocio califica, el WCIRB calcula un factor de experiencia que compara sus reclamos con otros de su clase. Un factor menor a 1.00 baja la prima; mayor a 1.00 la sube. La seguridad, el reporte rápido y los programas de regreso al trabajo ayudan.
Lista para el pequeño empleador
- [ ] Estado de empleado confirmado con la prueba ABC
- [ ] Póliza activa antes del primer día de trabajo
- [ ] Clasificaciones y nómina estimada correctas
- [ ] Cartel de aviso puesto; folleto entregado a nuevos empleados
- [ ] Programa de prevención de lesiones por escrito
- [ ] Certificados de subcontratistas archivados
- [ ] Nómina por clase
- [ ] Pasos ante lesiones a la vista de los supervisores (DWC-1 en un día hábil)
- [ ] Fechas de renovación y auditoría anotadas
Preguntas para su corredor
- ¿En qué códigos de clasificación quedarán mis empleados y por qué?
- ¿Cómo se calcula mi prima de depósito y cómo será la auditoría?
- ¿Ya califico para un factor de experiencia?
- ¿Qué programas de seguridad o regreso al trabajo dan créditos?
- ¿Cómo reporto un reclamo y qué necesita la aseguradora de mí?
- ¿La póliza cubre empleados que trabajan en otros estados?
- ¿Qué pasa si contrato a un subcontratista sin cobertura?
- ¿Cuándo es mi renovación y con cuánto tiempo debemos empezar?
Términos clave
- Código de clasificación: un código que describe el tipo de trabajo y se usa para calcular la prima.
- Factor de experiencia (X-Mod): compara sus reclamos con otros de su clase.
- Prima de depósito: la prima que paga al inicio según la nómina estimada.
- Auditoría de prima: la revisión de fin de año de la nómina real.
- DWC-1: el formulario de reclamo de workers' comp de California.
- Responsabilidad patronal: la parte de la póliza que cubre ciertas demandas fuera del sistema de workers' comp.
- IIPP: el programa de prevención de lesiones y enfermedades que exige Cal/OSHA.
Su revisión anual del workers' comp
Antes de renovar, compare las clasificaciones de su póliza con lo que hace hoy cada empleado, actualice su nómina estimada, pida certificados nuevos a los subcontratistas y revise con su corredor las lesiones del año. Pregunte si cambió su factor de experiencia y por qué. Confirme que el cartel de aviso a los empleados todavía nombre a la aseguradora correcta.
Tablas y guías relacionadas
- Workers' compensation insurance
- Workers' comp requirements by state (en inglés)
- Workers' comp injury reporting deadlines by state (en inglés)
- Seguro para pequeños negocios en California
- State insurance rules hub (en inglés)
Preguntas frecuentes
¿Cuándo necesito workers' comp en California?
Desde su primer empleado, de tiempo completo o parcial (Labor Code §3700). La cobertura debe estar vigente antes de que empiece a trabajar.
¿Qué pasa si no tengo workers' comp?
Es un delito menor con hasta un año de cárcel del condado, una multa de hasta el doble de la prima (mínimo $10,000), o ambos (Labor Code §3700.5). El estado también puede emitir una orden de cierre con una multa de $1,500 por empleado.
¿Qué tengo que hacer cuando un empleado reporta una lesión?
Entregar o enviar el formulario DWC-1 dentro de un día hábil, reportar el reclamo a su aseguradora y autorizar tratamiento médico de hasta $10,000 dentro de un día hábil después de presentado el formulario (Labor Code §§5401, 5402).
¿Cómo se calcula mi prima de workers' comp?
Principalmente con su nómina en cada clasificación y las tarifas de la aseguradora para esas clases, ajustadas por su factor de experiencia si lo tiene, más créditos, débitos y cargos.
¿Puedo tratar a mis trabajadores como contratistas independientes?
Solo si de verdad cumplen la prueba ABC de California. Alguien a quien paga con un 1099 puede ser su empleado para workers' comp.
¿Qué es una auditoría de workers' comp?
Una revisión de fin de año de su nómina y clasificaciones reales. La aseguradora la usa para calcular la prima final, que puede dar un reembolso o un cobro adicional.
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